Noções de Arquivologia · Concurso PRF, PF

Questões de Protocolo — recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição

17 questões com gabarito comentado. Responda antes de revelar.

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Questão 1 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
No protocolo, a operação que consiste em reunir, em caráter temporário, um processo a outro, para estudo conjunto, mantendo cada um sua identidade, é a
1. A)
  apensação.
2. B)
  anexação.
3. C)
  desmembramento.
4. D)
  autuação.
5. E)
  desentranhamento.
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Gabarito: letra A
Apensação é a juntada temporária, para estudo e decisão conjuntos, sem que os processos percam a identidade. Anexação é a juntada definitiva; desentranhamento retira peças; desmembramento separa parte para formar outro processo.
Questão 2 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
Ao receber a correspondência, o setor de protocolo deve, em relação à correspondência particular dirigida a servidor,
1. A)
  abri-la e registrá-la normalmente.
2. B)
  encaminhá-la fechada ao destinatário.
3. C)
  arquivá-la no arquivo permanente.
4. D)
  eliminá-la, por não ser documento oficial.
5. E)
  digitalizá-la antes da entrega.
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Gabarito: letra B
A correspondência particular é separada da oficial e encaminhada fechada ao destinatário, preservando o sigilo da correspondência.
Questão 3 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
Segundo o , gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua:
1. A)
  restauração e encadernação, visando à preservação física do acervo.
2. B)
  digitalização integral, visando à eliminação dos originais em papel.
3. C)
  publicação no Diário Oficial, visando à transparência.
4. D)
  guarda permanente, visando à pesquisa histórica.
5. E)
  produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
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Gabarito: letra E
É a definição literal do . A gestão atua nas fases corrente e intermediária e termina com a destinação (eliminação ou recolhimento). Restauração (A) é preservação. A guarda permanente (D) é a etapa que vem depois da gestão. A lei não manda eliminar originais por digitalização (B).
Questão 4 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
No protocolo, a junção, em caráter definitivo, de um processo a outro, referentes ao mesmo interessado e ao mesmo assunto, prevalecendo para referência o número do processo mais antigo, denomina-se:
1. A)
  anexação.
2. B)
  apensação.
3. C)
  desmembramento.
4. D)
  desentranhamento.
5. E)
  distribuição.
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Gabarito: letra A
A anexação é definitiva, e o processo principal passa a ser o mais antigo. A apensação (B) é temporária, para estudo conjunto, e cada processo mantém sua identidade. O desmembramento (C) separa parte de um processo para formar outro. O desentranhamento (D) retira peças do processo. A distribuição (E) é a remessa aos destinatários.
Questão 5 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
NÃO constitui atividade típica do setor de protocolo:
1. A)
  o recebimento de documentos.
2. B)
  a avaliação de documentos para fins de eliminação.
3. C)
  o registro e a autuação de documentos.
4. D)
  a distribuição e o controle da tramitação.
5. E)
  a expedição de documentos.
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Gabarito: letra B
O protocolo recebe, registra, autua, classifica, distribui, controla a tramitação e expede documentos (A, C, D, E). A avaliação para eliminação é feita pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, com base na tabela de temporalidade e com autorização da instituição arquivística pública.
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Questão 6 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
No protocolo, o procedimento de formação de processo, com colocação de capa, numeração das folhas e lavratura do termo de abertura, denomina-se:
1. A)
  juntada.
2. B)
  apensação.
3. C)
  distribuição.
4. D)
  autuação.
5. E)
  expedição.
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Gabarito: letra D
Autuação é transformar o documento em processo: capa, número, termo de autuação e numeração das folhas. A juntada (A) une documentos ou processos a outro processo, por anexação ou apensação (B). A distribuição (C) encaminha os documentos às unidades. A expedição (E) remete a correspondência para fora do órgão.
Questão 7 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
A retirada de folhas ou peças de um processo, por determinação da autoridade competente, mediante termo nos autos, denomina-se:
1. A)
  anexação.
2. B)
  desmembramento.
3. C)
  apensação.
4. D)
  arquivamento.
5. E)
  desentranhamento.
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Gabarito: letra E
No desentranhamento, retiram-se peças do processo, que continua existindo, com registro em termo. No desmembramento (B), separa-se parte do processo para formar outro. Anexação (A) e apensação (C) são formas de juntada, o oposto de retirar peças. O arquivamento (D) encerra a tramitação.
Questão 8 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
No protocolo, a remessa de documentos aos destinatários internos da própria instituição denomina-se:
1. A)
  expedição.
2. B)
  autuação.
3. C)
  recolhimento.
4. D)
  distribuição.
5. E)
  transferência.
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Gabarito: letra D
A distribuição leva os documentos às unidades internas. A expedição (A) os remete a destinatários externos. A autuação (B) forma o processo. Recolhimento (C) e transferência (E) são passagens entre as idades do arquivo.
Questão 9 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
No setor de protocolo, o método numérico cronológico, muito usado na autuação de processos, caracteriza-se por:
1. A)
  ordenar os documentos pelos últimos dígitos.
2. B)
  dispensar qualquer controle de registro.
3. C)
  organizar os documentos por assunto.
4. D)
  ordenar os documentos por nome do interessado.
5. E)
  atribuir a cada documento um número de ordem sequencial, associado à data de registro.
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Gabarito: letra E
No numérico cronológico, o documento recebe um número sequencial e a data (por exemplo, 00123/2026), o que identifica cada processo de forma única. O dígito-terminal (A) lê os números de trás para frente. A ordem por assunto (C) é o ideográfico, e por nome (D), o alfabético.
Questão 10 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
No protocolo, a atividade de transcrever em sistema ou formulário os dados do documento recebido (número, data, procedência, assunto), para controle de sua tramitação, denomina-se:
1. A)
  arquivamento.
2. B)
  expedição.
3. C)
  recolhimento.
4. D)
  registro.
5. E)
  eliminação.
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Gabarito: letra D
O registro dá a cada documento uma identidade controlável e permite rastreá-lo. Vem depois do recebimento e antes da classificação e da distribuição. Arquivamento (A) é a guarda, expedição (B) é a saída do documento, e recolhimento (C) e eliminação (E) são destinações.
Questão 11 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
Em gestão de documentos, tramitação é:
1. A)
  o curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.
2. B)
  a destruição dos documentos sem valor.
3. C)
  a guarda definitiva no arquivo permanente.
4. D)
  a restauração de documentos danificados.
5. E)
  a microfilmagem do acervo.
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Gabarito: letra A
A tramitação é o caminho percorrido pelo documento entre setores até cumprir sua finalidade, e o protocolo a controla. Eliminação (B) e guarda permanente (C) são destinações finais. Restauração (D) e microfilmagem (E) são preservação e reprodução.
Questão 12 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
No setor de protocolo, a operação de remeter correspondências e documentos a destinatários externos ao órgão denomina-se:
1. A)
  distribuição.
2. B)
  autuação.
3. C)
  apensação.
4. D)
  registro.
5. E)
  expedição.
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Gabarito: letra E
Expedição é a remessa de documentos para fora do órgão. Distribuição (A) é a remessa aos destinatários internos; autuação (B), a formação do processo; apensação (C), a juntada temporária de processos; registro (D), a anotação dos dados do documento no sistema.
Questão 13 · Escrivão PF · Certo ou Errado
A correspondência particular deve ser aberta e registrada pelo setor de protocolo.
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Gabarito: Errado
Errado. Segue lacrada ao destinatário.
Questão 14 · Escrivão PF · Certo ou Errado
A apensação é a juntada temporária de processos, mantida a individualidade de cada um.
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Gabarito: Certo
Certo. A anexação é definitiva.
Questão 15 · Escrivão PF · Certo ou Errado
Autuar é transformar o documento em processo, com capa e numeração única.
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Gabarito: Certo
Certo.
Questão 16 · Escrivão PF · Certo ou Errado
O registro da tramitação permite localizar o documento a qualquer momento.
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Gabarito: Certo
Certo. É a função de controle do protocolo.
Questão 17 · Escrivão PF · Certo ou Errado
O setor de protocolo é responsável pela guarda dos documentos de valor permanente.
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Gabarito: Errado
Errado. O protocolo atua na fase corrente.