Noções de Arquivologia · Concurso PRF, PF
Protocolo — recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição
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Cai no edital de: Agente Administrativo PRF, Escrivão PF
Resumo: Protocolo — recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição
Essência. Protocolo é o setor (e o conjunto de operações) que controla a entrada, o registro e o fluxo dos documentos na instituição, garantindo que cada documento seja localizado a qualquer momento. Faz parte da gestão de documentos na fase corrente.
- Recebimento: receber a correspondência, conferir destinatário e integridade; separar oficial × particular (a particular segue fechada ao destinatário). Ex.: envelope marcado "pessoal" vai lacrado ao servidor.
- Registro: anotar dados de identificação (número, data, procedência, assunto) em sistema; autuação = transformar o documento em processo (capa, numeração única).
- Classificação/distribuição: encaminhar ao setor competente.
- Tramitação (movimentação): o caminho do documento entre unidades; sempre registrado para permitir rastrear.
- Expedição: envio do documento ao destino externo.
- Controle: saber onde está cada documento (localização e prazos).
Exceções e distinções. Juntada une documentos a um processo (por anexação — definitiva — ou por apensação — temporária, processos com o mesmo interessado ou assunto). Desentranhamento retira peças; desmembramento separa parte do processo para formar outro.
Pegadinha. "Correspondência particular é aberta e registrada pelo protocolo" → errado: segue lacrada.
Lembre também: o protocolo não arquiva a documentação permanente — atua na fase corrente.
Visão geral
O protocolo é a porta de entrada e saída dos documentos. Bem executado, evita extravio e permite responder "onde está o processo X?". As atividades formam uma sequência típica: recebimento → registro → classificação → distribuição → tramitação → expedição. No Executivo Federal, o protocolo segue normas próprias (número único de protocolo — NUP, e sistemas como o SEI e o Sistema de Protocolo Integrado).
Regra
| Atividade | O que faz | Exemplo |
|---|---|---|
| Recebimento | recebe, confere e separa oficial × particular | envelope "pessoal" segue lacrado |
| Registro | cadastra dados (nº, data, origem, assunto) | nº 45/2026, 13/10, Detran, ofício |
| Autuação | forma o processo (capa, numeração) | requerimento vira processo no SEI |
| Distribuição | entrega ao setor competente | envio à seção de pessoal |
| Tramitação | movimenta e registra o trajeto | processo passa do protocolo ao jurídico |
| Expedição | envia ao destinatário externo | ofício enviado ao TCU |
Pontos-chave
- Anexação (definitiva) × apensação (temporária, para estudo conjunto, cada processo mantém sua identidade).
- Desapensação desfaz a apensação; desentranhamento retira peças; desmembramento separa parte para novo processo.
- Folhas numeradas e rubricadas; o processo tem número único que o acompanha até o fim.
- O sigilo de correspondência pessoal é preservado.
Como a banca cobra
- Ordem das atividades (registro antes da distribuição) → certo.
- "Apensação é juntada definitiva" → errado (definitiva é a anexação).
- "Tramitação dispensa registro" → errado.
- Detalhe que derruba: trocar desentranhamento (retirar peça) por desmembramento (separar parte para outro processo).
Revisão rápida
- Protocolo = controle de entrada, registro e fluxo.
- Particular segue fechada.
- Autuação forma processo.
- Anexação definitiva; apensação temporária.
- Expedição = saída para fora.
Mapa mental: Protocolo — recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição
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Flashcards de Protocolo — recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição
Tente lembrar antes de virar o card.
- Revelar resposta
Anexação × apensação
Anexação: juntada definitiva. Apensação: juntada temporária, para estudo conjunto, cada processo mantém a identidade.
- Revelar resposta
O que o protocolo faz com a correspondência particular?
Separa da oficial e encaminha fechada ao destinatário.
- Revelar resposta
Anexação × apensação
Anexação: junção definitiva (mesmo interessado e assunto; prevalece o processo mais antigo). Apensação: junção temporária, para estudo conjunto; cada processo mantém sua identidade.
- Revelar resposta
Distribuição × expedição
Distribuição: remessa a destinatários internos. Expedição: remessa a destinatários externos.
- Revelar resposta
O que é autuação e o que é desentranhamento?
Autuação: formar o processo (capa, número, termo de abertura, numeração das folhas). Desentranhamento: retirar peças do processo, mediante termo.
- Revelar resposta
Atividades do protocolo
Recebimento, registro, classificação/distribuição, tramitação, expedição e controle.
- Revelar resposta
Correspondência particular no protocolo
Segue lacrada ao destinatário; não é aberta nem registrada como oficial.
- Revelar resposta
Autuação
Transformar o documento em processo (capa, numeração única).
- Revelar resposta
Anexação × apensação
Anexação: juntada definitiva. Apensação: juntada temporária (mesmo interessado ou assunto).
- Revelar resposta
Em que fase o protocolo atua?
Na fase corrente da gestão de documentos.
Questões de Protocolo — recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição
Questão 1 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
No protocolo, a operação que consiste em reunir, em caráter temporário, um processo a outro, para estudo conjunto, mantendo cada um sua identidade, é a
- A)
apensação.
- B)
anexação.
- C)
desmembramento.
- D)
autuação.
- E)
desentranhamento.
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Gabarito: letra A
Apensação é a juntada temporária, para estudo e decisão conjuntos, sem que os processos percam a identidade. Anexação é a juntada definitiva; desentranhamento retira peças; desmembramento separa parte para formar outro processo.
- A)
Questão 2 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
Ao receber a correspondência, o setor de protocolo deve, em relação à correspondência particular dirigida a servidor,
- A)
abri-la e registrá-la normalmente.
- B)
encaminhá-la fechada ao destinatário.
- C)
arquivá-la no arquivo permanente.
- D)
eliminá-la, por não ser documento oficial.
- E)
digitalizá-la antes da entrega.
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Gabarito: letra B
A correspondência particular é separada da oficial e encaminhada fechada ao destinatário, preservando o sigilo da correspondência.
- A)
Questão 3 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
Segundo o , gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua:
- A)
restauração e encadernação, visando à preservação física do acervo.
- B)
digitalização integral, visando à eliminação dos originais em papel.
- C)
publicação no Diário Oficial, visando à transparência.
- D)
guarda permanente, visando à pesquisa histórica.
- E)
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
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Gabarito: letra E
É a definição literal do . A gestão atua nas fases corrente e intermediária e termina com a destinação (eliminação ou recolhimento). Restauração (A) é preservação. A guarda permanente (D) é a etapa que vem depois da gestão. A lei não manda eliminar originais por digitalização (B).
- A)
Questão 4 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
No protocolo, a junção, em caráter definitivo, de um processo a outro, referentes ao mesmo interessado e ao mesmo assunto, prevalecendo para referência o número do processo mais antigo, denomina-se:
- A)
anexação.
- B)
apensação.
- C)
desmembramento.
- D)
desentranhamento.
- E)
distribuição.
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Gabarito: letra A
A anexação é definitiva, e o processo principal passa a ser o mais antigo. A apensação (B) é temporária, para estudo conjunto, e cada processo mantém sua identidade. O desmembramento (C) separa parte de um processo para formar outro. O desentranhamento (D) retira peças do processo. A distribuição (E) é a remessa aos destinatários.
- A)
Questão 5 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
NÃO constitui atividade típica do setor de protocolo:
- A)
o recebimento de documentos.
- B)
a avaliação de documentos para fins de eliminação.
- C)
o registro e a autuação de documentos.
- D)
a distribuição e o controle da tramitação.
- E)
a expedição de documentos.
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Gabarito: letra B
O protocolo recebe, registra, autua, classifica, distribui, controla a tramitação e expede documentos (A, C, D, E). A avaliação para eliminação é feita pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, com base na tabela de temporalidade e com autorização da instituição arquivística pública.
- A)