Noções de Arquivologia · Concurso PRF, PF
Classificação, arquivamento e métodos de ordenação
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Cai no edital de: Agente Administrativo PRF, Escrivão PF
Resumo: Classificação, arquivamento e métodos de ordenação
Essência. Classificar é agrupar os documentos segundo as funções e atividades do órgão, com base num plano/código de classificação. Arquivar é guardar o documento na unidade adequada; ordenar é dispô-lo dentro dela segundo um método.
- Classificação ocorre na fase corrente e é a base da avaliação (a tabela de temporalidade segue o código de classificação).
- Métodos básicos: alfabético (pelo nome; direto), geográfico (por local), numérico simples, numérico cronológico (número + data), dígito-terminal (lê-se o número da direita para a esquerda, em grupos). Ex.: nº 345627 → grupos 34-56-27; arquiva-se primeiro pelo 27.
- Métodos por assunto (ideográficos): alfabético (enciclopédico ou dicionário) e numérico (duplex, decimal, unitermo/indexação coordenada).
- Método direto = busca sem índice (alfabético, geográfico); indireto = exige índice (numéricos).
Exceções e distinções. Regras de alfabetação: sobrenome primeiro (Silva, João); partículas (de, da) não contam; sobrenomes compostos e com Filho/Júnior ficam juntos ao sobrenome ("Castelo Branco", "Ramos Filho").
Pegadinha. "O método numérico é direto" → errado: precisa de índice auxiliar.
Lembre também: dígito-terminal reduz erros de arquivamento e distribui a carga entre gavetas.
Visão geral
A organização do arquivo corrente depende de dois instrumentos: o plano/código de classificação (agrupa por função: ex.: 000 Administração Geral, 010 Organização e funcionamento…) e o método de arquivamento, escolhido pela forma como os documentos são procurados (por nome, número, lugar ou assunto). No Executivo Federal, o código de classificação das atividades-meio é aprovado pelo Arquivo Nacional.
Regra
| Método | Como ordena | Direto? | Exemplo |
|---|---|---|---|
| Alfabético | pelo nome (pessoa, órgão) | sim | Silva, João |
| Geográfico | estado, cidade, país | sim | Paraná – Curitiba |
| Numérico simples | número atribuído ao correspondente | não | pasta 154 |
| Numérico cronológico | número + data | não | processo 1.234/2026 |
| Dígito-terminal | nº lido em grupos da direita | não | nº 345627 → grupos 27-56-34 |
| Ideográfico (assunto) | por assunto (alfabético ou numérico) | depende | Pessoal – Férias |
Pontos-chave
- Alfabetação: "Mello, Rodrigo de"; "Castelo Branco, Humberto"; "Almeida Filho, José"; nomes estrangeiros pelo sobrenome; títulos (Dr., Prof.) no fim, entre parênteses.
- Duplex: classes e subclasses sem limite (1, 1-1, 1-1-1). Decimal: de 0 a 9 em cada nível (Melvil Dewey).
- Unitermo/indexação coordenada: palavras-chave em fichas, para recuperar por combinação.
- Ordem dentro da pasta costuma ser cronológica.
Como a banca cobra
- Dar um conjunto de nomes e pedir a ordem alfabética correta.
- "No dígito-terminal o número 123456 é lido 56-34-12" → certo (grupos da direita para a esquerda).
- "Arquivo por assunto é sempre direto" → errado.
- Detalhe que derruba: contar a partícula "de" na alfabetação.
Revisão rápida
- Classificar = agrupar por função (código de classificação).
- Direto: alfabético e geográfico.
- Indireto: numéricos (índice).
- Dígito-terminal: grupos da direita.
- Sobrenome primeiro; partículas não contam.
Mapa mental: Classificação, arquivamento e métodos de ordenação
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Flashcards de Classificação, arquivamento e métodos de ordenação
Tente lembrar antes de virar o card.
- Revelar resposta
Quais métodos de arquivamento são diretos?
Alfabético e geográfico (dispensam índice). Os numéricos são indiretos.
- Revelar resposta
Como se lê o número 123456 no método dígito-terminal?
Em grupos de dois, da direita para a esquerda: 56 – 34 – 12.
- Revelar resposta
Alfabetação: “José Ramos Filho”, “Maria da Silva”, “Dr. Carlos Lima”
Ramos Filho, José · Silva, Maria da · Lima, Carlos (Dr.): entra-se pelo último sobrenome; graus de parentesco acompanham o sobrenome; partículas e títulos vão para o fim.
- Revelar resposta
Alfabetação: nome espanhol e nome de empresa
Espanhol entra pelo penúltimo sobrenome: Gómez Ortega, Pedro. Empresa com artigo: Globo (O).
- Revelar resposta
Métodos diretos × indiretos
Diretos (sem índice): alfabético, geográfico. Indiretos (exigem índice): numéricos (simples, cronológico, dígito-terminal). O ideográfico ordena por assunto.
- Revelar resposta
Classificar × arquivar × ordenar
Classificar: agrupar por funções e atividades (código). Arquivar: guardar na unidade. Ordenar: dispor segundo um método.
- Revelar resposta
Métodos diretos × indiretos
Diretos: busca sem índice (alfabético, geográfico). Indiretos: exigem índice (numéricos).
- Revelar resposta
Método dígito-terminal
Número lido da direita para a esquerda, em grupos; reduz erros e distribui a carga entre gavetas.
- Revelar resposta
Regra de alfabetação de nomes
Sobrenome primeiro (Silva, João); partículas não contam; sobrenomes compostos e Filho/Júnior ficam juntos.
- Revelar resposta
Métodos por assunto
Alfabéticos (enciclopédico, dicionário) e numéricos (duplex, decimal, unitermo).
Questões de Classificação, arquivamento e métodos de ordenação
Questão 1 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
Pelas regras de alfabetação, o nome "José Ramos Filho" deve ser arquivado como
- A)
Filho, José Ramos.
- B)
José, Ramos Filho.
- C)
Ramos Filho, José.
- D)
Ramos, José Filho.
- E)
Filho Ramos, José.
Revelar gabarito
Gabarito: letra C
Sobrenomes com Filho, Júnior, Neto e Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome: "Ramos Filho, José".
- A)
Questão 2 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
É exemplo de método de arquivamento indireto, que exige a consulta a um índice auxiliar:
- A)
alfabético.
- B)
geográfico.
- C)
por nome de pessoa.
- D)
numérico simples.
- E)
por nome de cidade.
Revelar gabarito
Gabarito: letra D
Métodos diretos (busca sem índice): alfabético e geográfico. Métodos indiretos (exigem índice): os numéricos — simples, cronológico e dígito-terminal.
- A)
Questão 3 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
No método dígito-terminal, o documento de número 123456 é arquivado considerando-se, em primeiro lugar, o grupo
- A)
12
- B)
34
- C)
123
- D)
456
- E)
56
Revelar gabarito
Gabarito: letra E
No dígito-terminal, o número é dividido em grupos de dois dígitos lidos da direita para a esquerda: 56 (primário), 34 (secundário) e 12 (terciário).
- A)
Questão 4 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
Pelas regras de alfabetação, o nome de origem espanhola “Pedro Gómez Ortega” deve ser arquivado como:
- A)
Ortega, Pedro Gómez
- B)
Pedro Gómez Ortega
- C)
Gómez Ortega, Pedro
- D)
Ortega Gómez, Pedro
- E)
Gómez, Pedro Ortega
Revelar gabarito
Gabarito: letra C
Nos nomes espanhóis, o sobrenome de família é o paterno, que vem em penúltimo lugar. Por isso a entrada é pelo penúltimo sobrenome: “Gómez Ortega, Pedro”. Entrar pelo último sobrenome (A) é a regra geral dos nomes brasileiros e portugueses. (B) não inverte o nome. (D) e (E) alteram a ordem dos sobrenomes.
- A)
Questão 5 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
O método de arquivamento em que os documentos são ordenados pelo local de procedência ou de destino (país, estado, cidade) é o:
- A)
numérico simples.
- B)
ideográfico.
- C)
cronológico.
- D)
geográfico.
- E)
variadex.
Revelar gabarito
Gabarito: letra D
O método geográfico ordena por local, e é direto: a consulta vai ao local, sem índice. O numérico simples (A) ordena por número atribuído. O ideográfico (B) ordena por assunto. O cronológico (C) ordena por data. O variadex (E) é alfabético, com cores para as letras.
- A)