Noções de Arquivologia · Concurso PRF, PF
Arquivística — princípios e conceitos (arquivo, documento, ciclo vital)
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Cai no edital de: Agente Administrativo PRF, Escrivão PF
Resumo: Arquivística — princípios e conceitos (arquivo, documento, ciclo vital)
Essência. Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa ou instituição no exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte (Lei 8.159/1991, ). Documento de arquivo nasce de forma natural (orgânica), como prova da atividade — não é colecionado.
- Arquivo × biblioteca × museu: arquivo acumula por função (orgânico, peça única, valor de prova); biblioteca coleciona por interesse (múltiplos exemplares); museu reúne peças de valor cultural.
- Princípios: proveniência (respeito aos fundos: não misturar acervos de origens diferentes), (ex.: o arquivo de um órgão extinto não se mistura ao do órgão que o sucedeu), organicidade (reflete as funções do produtor), unicidade (cada documento é único no contexto), indivisibilidade/integridade (o fundo não se desmembra), cumulatividade (acumulação natural e progressiva).
- Teoria das três idades (ciclo vital): corrente (uso frequente, perto do produtor), intermediária (uso raro, aguarda prazo), permanente (valor histórico, guarda definitiva). Ex.: processo em andamento (corrente); encerrado, aguardando prazo (intermediária); ato de criação do órgão (permanente).
- Valores: primário (administrativo, jurídico, fiscal — para o produtor) e secundário (probatório e informativo — para a sociedade/pesquisa).
Exceções e distinções. Fundo ≠ coleção: fundo é orgânico; coleção é reunião artificial. Arquivo público inclui o de entidade privada encarregada de serviço público ().
Pegadinha. "Documento de arquivo é reunido por interesse temático" → errado: isso é coleção/biblioteca.
Lembre também: documentos permanentes são inalienáveis e imprescritíveis ().
Visão geral
A Arquivologia estuda a criação, organização, conservação e uso dos documentos de arquivo. A Lei nº 8.159/1991 define arquivos como os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. O que torna um documento "de arquivo" é o vínculo com a atividade que o gerou.
Exemplos
- Art. 1º: órgão público que deixa processos mofando no porão descumpre o dever de gestão documental.
- Art. 3º: definir como produzir, tramitar, usar, avaliar e arquivar os documentos do órgão → gestão de documentos.
- Art. 8º: processo em andamento (corrente); encerrado, aguardando prazo (intermediário); ato de criação do órgão (permanente).
- Art. 10: o livro de atas da fundação da PRF não pode ser vendido nem perde a proteção com o tempo.
Pontos-chave
| Idade | Uso | Onde fica | Valor predominante |
|---|---|---|---|
| Corrente | frequente, ainda tramita | setor produtor (arquivo setorial) | primário |
| Intermediária | eventual, aguarda prazo | arquivo central/intermediário | primário (ainda) |
| Permanente | pesquisa, prova histórica | arquivo permanente/histórico | secundário |
- Arquivo setorial fica no setor; arquivo central concentra os documentos de vários setores.
- Passagem corrente → intermediária = transferência; intermediária → permanente = recolhimento.
- Documento sem valor secundário, cumprido o prazo, é eliminado (com autorização da instituição arquivística pública).
Como a banca cobra
- Definir arquivo pelo suporte ("só papel") → errado: qualquer suporte.
- Trocar transferência por recolhimento → errado.
- Dizer que documento permanente pode ser vendido → errado (inalienável).
- Detalhe que derruba: confundir organicidade (reflete funções) com cumulatividade (acumulação natural).
Revisão rápida
- Arquivo = produzido/recebido na atividade, qualquer suporte.
- Proveniência: não misturar fundos.
- Três idades: corrente, intermediária, permanente.
- Transferência (→ intermediária) × recolhimento (→ permanente).
- Permanente: inalienável e imprescritível.
Mapa mental: Arquivística — princípios e conceitos (arquivo, documento, ciclo vital)
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Flashcards de Arquivística — princípios e conceitos (arquivo, documento, ciclo vital)
Tente lembrar antes de virar o card.
- Revelar resposta
O que distingue um documento de arquivo de um item de coleção?
O documento de arquivo é produzido/recebido no exercício de uma atividade (orgânico, peça única, valor de prova); a coleção é reunida por interesse (tema).
- Revelar resposta
Transferência × recolhimento
Transferência: corrente → intermediária. Recolhimento: → arquivo permanente.
- Revelar resposta
Princípio da organicidade: o que diz?
Os documentos refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade que os produziu e mantêm relações entre si.
- Revelar resposta
Lei 8.159/1991: o que são documentos correntes, intermediários e permanentes?
Correntes: em curso ou consultados com frequência. Intermediários: aguardam eliminação ou recolhimento. Permanentes: valor histórico, probatório e informativo, preservados para sempre (art. 8º).
- Revelar resposta
Valor primário × valor secundário
Primário: para a entidade produtora, ligado ao motivo da criação (administrativo, legal, fiscal). Secundário: para outros usuários (histórico, probatório, informativo); justifica a guarda permanente.
- Revelar resposta
Princípio da proveniência
Respeito aos fundos: não misturar acervos de origens diferentes.
- Revelar resposta
Teoria das três idades
Corrente (uso frequente), intermediária (uso raro, aguarda prazo) e permanente (valor histórico, guarda definitiva).
- Revelar resposta
Valor primário × secundário
Primário: administrativo, jurídico, fiscal (para o produtor). Secundário: probatório e informativo (para a sociedade).
- Revelar resposta
Fundo × coleção
Fundo: conjunto orgânico de um produtor. Coleção: reunião artificial, por interesse.
- Revelar resposta
Arquivo × biblioteca
Arquivo acumula por função (orgânico, peça única, valor de prova); biblioteca coleciona por interesse.
Questões de Arquivística — princípios e conceitos (arquivo, documento, ciclo vital)
Questão 1 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
Segundo a Lei 8.159/1991, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos
- A)
reunidos por interesse temático para pesquisa.
- B)
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte.
- C)
impressos em papel com valor histórico.
- D)
adquiridos por compra ou doação para uma biblioteca.
- E)
que já perderam o valor administrativo.
Revelar gabarito
Gabarito: letra B
: arquivos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Reunir por tema é coleção.
- A)
Questão 2 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
O princípio arquivístico segundo o qual os documentos de uma instituição não devem ser misturados aos de outra origem é o princípio da
- A)
unicidade.
- B)
cumulatividade.
- C)
proveniência (respeito aos fundos).
- D)
organicidade.
- E)
indivisibilidade.
Revelar gabarito
Gabarito: letra C
Proveniência ou respeito aos fundos: os arquivos de uma mesma origem devem ser mantidos juntos, sem mistura com os de outra procedência. Organicidade refere-se ao reflexo das funções do produtor; unicidade, ao caráter único do documento.
- A)
Questão 3 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
Na teoria das três idades, a passagem de documentos da fase corrente para a intermediária denomina-se
- A)
recolhimento.
- B)
eliminação.
- C)
avaliação.
- D)
transferência.
- E)
classificação.
Revelar gabarito
Gabarito: letra D
Transferência: da fase corrente para a intermediária. Recolhimento: da intermediária (ou corrente) para o arquivo permanente.
- A)
Questão 4 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
Segundo a Lei 8.159/1991, os documentos de valor permanente são
- A)
alienáveis após 100 anos.
- B)
elimináveis com autorização do chefe do setor.
- C)
de livre comercialização.
- D)
transferidos à iniciativa privada após 50 anos.
- E)
inalienáveis e imprescritíveis.
Revelar gabarito
Gabarito: letra E
: os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
- A)
Questão 5 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
O princípio arquivístico segundo o qual os documentos refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade que os produziu, mantendo relações entre si, denomina-se:
- A)
organicidade.
- B)
unicidade.
- C)
cumulatividade.
- D)
indivisibilidade.
- E)
proveniência.
Revelar gabarito
Gabarito: letra A
Organicidade é a qualidade de os arquivos espelharem a estrutura e as funções do órgão, com documentos interligados. Unicidade (B) é o caráter único de cada documento em seu contexto de produção. Cumulatividade (C) é a formação progressiva e natural do arquivo. Indivisibilidade (D) exige que o fundo seja preservado sem dispersão. Proveniência (E) manda não misturar documentos de origens diferentes.
- A)