Noções de Arquivologia · Concurso PRF, PF
Avaliação e tabela de temporalidade e destinação de documentos
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Cai no edital de: Agente Administrativo PRF, Escrivão PF
Resumo: Avaliação e tabela de temporalidade e destinação de documentos
Essência. Avaliação é o processo de análise que define os prazos de guarda e a destinação final (eliminação ou guarda permanente) dos documentos, conforme seus valores. O resultado é a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTD), aprovada pela autoridade competente.
- A TTD indica, para cada classe do código de classificação, o prazo na fase corrente, o prazo na intermediária e a destinação final. Ex.: escalas de plantão antigas → eliminação após o prazo; ato de criação do órgão → guarda permanente.
- Avaliação é feita por comissão (no Executivo Federal, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos — CPAD).
- Eliminação de documentos públicos só com autorização da instituição arquivística pública competente (Lei 8.159/1991, ), com listagem e termo.
- A avaliação acontece na fase corrente, logo que o documento é produzido/classificado.
- Instrumento federal: Código de Classificação e TTD das atividades-meio do Poder Executivo Federal, do Arquivo Nacional (atualizado em 2024).
Exceções e distinções. Valor primário justifica a guarda temporária; valor secundário (histórico, probatório, informativo) leva à guarda permanente. Documento de guarda permanente não pode ser eliminado.
Pegadinha. "A eliminação depende só da decisão do chefe do setor" → errado.
Lembre também: amostragem pode preservar parte de uma série eliminável para pesquisa.
Visão geral
Sem avaliação, os arquivos acumulam papel indefinidamente (massa documental acumulada). A avaliação, aplicada por meio da TTD, permite eliminar com segurança o que perdeu valor e recolher ao arquivo permanente o que tem valor histórico. A Lei nº 8.159/1991 exige autorização da instituição arquivística pública para eliminar documentos públicos e torna crime a destruição de documentos de valor permanente.
Exemplos
- Art. 9º: escalas de plantão antigas só são eliminadas com autorização do Arquivo Nacional.
- Art. 25: servidor que joga no lixo documentos de guarda permanente responde penal, civil e administrativamente.
Pontos-chave
| Coluna da TTD | Conteúdo |
|---|---|
| Assunto/classe | código de classificação |
| Fase corrente | prazo no setor |
| Fase intermediária | prazo no arquivo intermediário |
| Destinação final | eliminação ou guarda permanente |
| Observações | regras específicas |
- A contagem do prazo costuma começar com o encerramento do assunto (ex.: "enquanto vigora" + 5 anos).
- Lista de eliminação → edital de ciência → termo de eliminação.
Como a banca cobra
- TTD define prazos e destinação → certo.
- "Avaliação ocorre só no arquivo permanente" → errado (desde a fase corrente).
- "Documento permanente pode ser eliminado após 100 anos" → errado.
- Detalhe que derruba: dizer que eliminação dispensa autorização.
Revisão rápida
- Avaliação → prazos + destinação.
- TTD acompanha o código de classificação.
- Eliminação: autorização da instituição arquivística pública.
- Valor secundário → permanente.
- CPAD avalia.
Mapa mental: Avaliação e tabela de temporalidade e destinação de documentos
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Flashcards de Avaliação e tabela de temporalidade e destinação de documentos
Tente lembrar antes de virar o card.
- Revelar resposta
O que a tabela de temporalidade define?
Os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final (eliminação ou guarda permanente).
- Revelar resposta
Quem autoriza a eliminação de documentos públicos?
A instituição arquivística pública competente (Lei 8.159/1991, ).
- Revelar resposta
Quais são as destinações finais da tabela de temporalidade?
Eliminação ou guarda permanente (recolhimento).
- Revelar resposta
Transferência × recolhimento
Transferência: do arquivo corrente para o intermediário. Recolhimento: do intermediário para o permanente.
- Revelar resposta
Quem autoriza a eliminação de documentos públicos?
A instituição arquivística pública, na sua esfera de competência (Lei 8.159/1991, ). A CPAD do órgão avalia e propõe.
- Revelar resposta
Avaliação documental
Define prazos de guarda e destinação final (eliminação ou guarda permanente) conforme os valores dos documentos.
- Revelar resposta
Tabela de temporalidade (TTD)
Para cada classe do código: prazo na fase corrente, na intermediária e destinação final.
- Revelar resposta
Quem avalia no Executivo federal
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).
- Revelar resposta
Quando ocorre a avaliação
Na fase corrente, logo que o documento é produzido/classificado.
- Revelar resposta
Amostragem
Preserva parte de uma série eliminável para pesquisa.
Questões de Avaliação e tabela de temporalidade e destinação de documentos
Questão 1 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
O instrumento de destinação que determina os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária e indica sua destinação final (eliminação ou guarda permanente) é a
- A)
tabela de temporalidade e destinação de documentos.
- B)
listagem de descrição.
- C)
guia de transferência.
- D)
plano de classificação.
- E)
inventário analítico.
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Gabarito: letra A
A tabela de temporalidade e destinação, resultado da avaliação, define os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final de cada classe de documentos.
- A)
Questão 2 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
Nos termos do , a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização:
- A)
da chefia imediata do setor que produziu os documentos.
- B)
do Tribunal de Contas da União.
- C)
do Ministério Público Federal.
- D)
do Poder Judiciário, em procedimento de jurisdição voluntária.
- E)
da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
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Gabarito: letra E
Art. 9º: a eliminação “será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência” (no Executivo federal, o Arquivo Nacional). A chefia (A), o TCU (B), o MPF (C) e o Judiciário (D) não autorizam eliminação de documentos.
- A)
Questão 3 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
As destinações finais previstas na tabela de temporalidade de documentos são:
- A)
eliminação ou guarda permanente.
- B)
microfilmagem ou digitalização.
- C)
transferência ou empréstimo.
- D)
arquivamento corrente ou intermediário.
- E)
restauração ou descarte parcial.
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Gabarito: letra A
A tabela de temporalidade fixa, para cada série, os prazos nas fases corrente e intermediária e a destinação final: eliminação ou guarda permanente (recolhimento). Microfilmagem e digitalização (B) são técnicas de reprodução. Transferência (C) é a passagem para a fase intermediária, não a destinação final. As fases (D) são etapas de guarda.
- A)
Questão 4 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
Nos órgãos da administração pública federal, a análise, a avaliação e a seleção dos documentos produzidos e acumulados, com vistas à identificação dos que serão preservados ou eliminados, cabem à:
- A)
ouvidoria do órgão.
- B)
corregedoria do órgão.
- C)
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).
- D)
Comissão de Ética.
- E)
Controladoria-Geral da União.
Revelar gabarito
Gabarito: letra C
Cada órgão federal constitui uma CPAD, que orienta e realiza a avaliação documental, aplica a tabela de temporalidade e propõe a eliminação, a qual depende de autorização da instituição arquivística (Lei 8.159/1991, ). Ouvidoria (A), corregedoria (B), Comissão de Ética (D) e CGU (E) têm outras funções.
- A)
Questão 5 · Agente Administrativo PRF · Múltipla escolha
A passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente denomina-se:
- A)
transferência.
- B)
eliminação.
- C)
empréstimo.
- D)
desarquivamento.
- E)
recolhimento.
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Gabarito: letra E
Recolhimento é a entrada de documentos no arquivo permanente. Transferência (A) é a passagem do arquivo corrente para o intermediário. A eliminação (B) é a outra destinação final possível. Empréstimo (C) e desarquivamento (D) são retiradas temporárias para consulta.
- A)