Arquivologia · Concurso PF

Funções arquivísticas — criação, aquisição e difusão de documentos

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Resumo: Funções arquivísticas — criação, aquisição e difusão de documentos

Essência. Rousseau e Couture organizam o trabalho arquivístico em sete funções: criação (produção), avaliação, aquisição, conservação/preservação, classificação, descrição e difusão. Este tópico trata de três delas; classificação, avaliação, descrição e preservação têm tópicos próprios.

Criação (8.1) — intervenção desde o nascimento do documento para que se produza só o necessário, com qualidade e forma adequadas: normalização de formulários e modelos, definição de espécies e tipos, controle de vias e cópias, escolha de suporte durável, uso de sistemas que já capturem metadados. Evita a explosão documental e facilita a gestão posterior.

Aquisição (8.2) — entrada de documentos em um arquivo (corrente, intermediário ou permanente):

Transferência: passagem do corrente para o intermediário.
Recolhimento: entrada no permanente (instituição arquivística).
Doação, compra, legado, permuta e comodato (empréstimo de acervo privado): formas de aquisição de arquivos privados por instituições.
Requer política de aquisição/acervo coerente com a missão da instituição.

Difusão (8.5) — tornar o acervo conhecido e acessível: instrumentos de pesquisa publicados, portais e bases on-line, exposições, publicações, ação educativa (visitas, oficinas), redes sociais, editais de pesquisa. Promove o acesso e a função social e cultural do arquivo.

Pegadinha Cebraspe. "Recolhimento é a passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário" → errado: isso é transferência; recolhimento é para o permanente.

Visão geral

As funções formam um ciclo integrado: o que se faz na criação (bons formulários, metadados) facilita classificação, avaliação, descrição e acesso. A difusão é mais visível nos arquivos permanentes, mas a transparência ativa (LAI) também difunde documentos correntes.

Regra

Movimento	De → para
Transferência	Corrente → intermediário
Recolhimento	Corrente ou intermediário → permanente
Eliminação	Qualquer fase → destruição autorizada

Função	Pergunta que responde
Criação	O documento precisa existir? Em que forma?
Aquisição	Como entra no arquivo?
Difusão	Como o público conhece e usa o acervo?

Pontos-chave

Difusão cultural (exposições, publicações), educativa (escolas) e editorial (instrumentos de pesquisa).
Aquisição de privados pode exigir termo de doação ou contrato de comodato.
Na criação, documentos digitais devem nascer com metadados e formatos abertos para preservação.
A avaliação decide o que será recolhido (destinação), por isso precede o recolhimento.

Como o Cebraspe cobra

"Criação, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão são funções arquivísticas" → certo.
"A transferência corresponde à passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário" → certo.
"A doação é forma de aquisição de acervos privados por instituições arquivísticas" → certo.
"A difusão limita-se ao atendimento presencial na sala de consulta" → errado.
"A função de criação ocupa-se apenas dos documentos de valor permanente" → errado (atua na produção).

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Flashcards de Funções arquivísticas — criação, aquisição e difusão de documentos

Tente lembrar antes de virar o card.

Sete funções arquivísticas (Rousseau e Couture)
Revelar resposta
Criação, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão.
Transferência × recolhimento
Revelar resposta
Transferência: corrente → intermediário. Recolhimento: entrada no permanente.
Formas de aquisição de arquivos privados
Revelar resposta
Doação, compra, legado, permuta e comodato (empréstimo).
Função de criação (produção)
Revelar resposta
Intervir desde o nascimento do documento para produzir só o necessário: normalizar formulários, controlar vias e cópias.
Função de difusão
Revelar resposta
Tornar o acervo conhecido e acessível: instrumentos de pesquisa, portais, exposições, ação educativa.

Questões de Funções arquivísticas — criação, aquisição e difusão de documentos

Questão 1 · Certo ou Errado
Recolhimento é a passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário.
Revelar gabarito
Gabarito: Errado
Errado. Isso é transferência; recolhimento é a entrada no permanente.
Questão 2 · Certo ou Errado
A difusão inclui a realização de exposições e de ações educativas a partir do acervo.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. Torna o acervo conhecido.
Questão 3 · Certo ou Errado
O comodato é forma de aquisição de arquivos privados por instituição arquivística.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. É o empréstimo do acervo.
Questão 4 · Certo ou Errado
A normalização de formulários e o controle de cópias inserem-se na função de criação.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. Visam produzir só o necessário.
Questão 5 · Certo ou Errado
A função de aquisição diz respeito apenas à compra de acervos privados.
Revelar gabarito
Gabarito: Errado
Errado. Inclui transferência, recolhimento, doação, legado, permuta e comodato.

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