Arquivologia · Concurso PF

SIGAD, documentos digitais, requisitos (e-ARQ Brasil) e metadados

3 min de leitura7 flashcards12 questões

Resumo: SIGAD, documentos digitais, requisitos (e-ARQ Brasil) e metadados

Essência. SIGAD (sistema informatizado de gestão arquivística de documentos) é o sistema que aplica a gestão arquivística a documentos digitais e não digitais: captura, classificação pelo código de classificação, tramitação, temporalidade e destinação, controle de acesso, trilha de auditoria, metadados e preservação. Seus requisitos estão no e-ARQ Brasil, modelo de requisitos do CONARQ.

SIGAD × GED. O GED (gerenciamento eletrônico de documentos) é um conjunto de tecnologias (digitalização, indexação, armazenamento, busca, workflow) e não garante, por si, os controles arquivísticos (classificação, temporalidade, autenticidade). Um SIGAD pode usar tecnologias de GED, mas tem de cumprir os requisitos arquivísticos.

Documentos digitais (11.1)

Documento digital: informação codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por sistema computacional.
Nato-digital: produzido já em meio digital. Digitalizado: representante digital de documento originalmente analógico (cópia).
Documento arquivístico digital: digital produzido ou recebido no curso de uma atividade, com vínculo orgânico (ex.: processo eletrônico no SEI).
Autenticidade = identidade + integridade; mantida por cadeia de custódia ininterrupta e procedimentos controlados.
Preservação digital: obsolescência de hardware, software e formatos exige migração, formatos abertos e repositório confiável (RDC-Arq, diretrizes do CONARQ; modelo OAIS).

Metadados (11.3): dados estruturados que descrevem contexto, conteúdo, estrutura e gestão do documento ao longo do tempo (identificador, título, produtor, data, classificação, temporalidade, formato, histórico de ações). São indispensáveis à autenticidade e à preservação.

Pegadinha Cebraspe. "Todo sistema de GED é um SIGAD" → errado: o SIGAD exige os requisitos arquivísticos do e-ARQ Brasil.

Visão geral

Requisitos (11.2) do e-ARQ Brasil abrangem: organização (plano de classificação), captura, avaliação e destinação, pesquisa e acesso, segurança (controle de acesso, auditoria, backup), armazenamento, preservação e funções administrativas. A digitalização com valor legal segue a Lei 12.682/2012 (alterada pela Lei 13.874/2019) e o Decreto 10.278/2020.

Regra

	Nato-digital	Digitalizado
Origem	Criado em meio digital	Convertido de documento físico
Original	É o próprio arquivo digital	O original é o físico
Exemplo	Despacho assinado no SEI	PDF escaneado de ofício em papel

Digitalização com efeitos legais (Lei 12.682, art. 2º-A; Decreto 10.278): o documento digitalizado conforme o regulamento tem o mesmo valor probatório do original; para documentos públicos, exige-se assinatura digital ICP-Brasil, padrões técnicos mínimos e metadados mínimos. Após conferida a integridade, o original pode ser descartado, salvo os de valor histórico (e, no poder público, observada a legislação arquivística).

Pontos-chave

Trilha de auditoria: registro de todas as ações sobre o documento (quem, o quê, quando).
Assinatura digital ajuda na autenticidade, mas certificados expiram; a preservação de longo prazo depende do repositório e dos metadados.
Formatos recomendados para preservação: abertos e documentados (ex.: PDF/A, TIFF).
Backup não é preservação: preservar exige garantir acesso e autenticidade ao longo do tempo.

Como o Cebraspe cobra

"Documento nato-digital é aquele produzido originalmente em meio digital" → certo.
"O e-ARQ Brasil estabelece requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos" → certo.
"A autenticidade do documento digital compõe-se de identidade e integridade" → certo.
"Documentos digitalizados de valor histórico podem ter o original físico descartado após a digitalização" → errado.
"Metadados são dispensáveis quando o documento é assinado digitalmente" → errado.

Mapa mental: SIGAD, documentos digitais, requisitos (e-ARQ Brasil) e metadados

0:00 / 0:00

Toque play para percorrer o mapa. Clique num card para ver de perto, no fundo para afastar; arraste para mover e use Ctrl/⌘ + roda do mouse (ou a pinça) para zoom.

Flashcards de SIGAD, documentos digitais, requisitos (e-ARQ Brasil) e metadados

Tente lembrar antes de virar o card.

SIGAD × GED
Revelar resposta
SIGAD: aplica a gestão arquivística (classificação, temporalidade, autenticidade) conforme o e-ARQ Brasil. GED: conjunto de tecnologias, sem garantir esses controles.
Nato-digital × digitalizado
Revelar resposta
Nato-digital: produzido já em meio digital. Digitalizado: representante digital de documento analógico.
Autenticidade do documento digital
Revelar resposta
Identidade + integridade, mantidas por cadeia de custódia ininterrupta.
Preservação digital
Revelar resposta
Combate a obsolescência com migração, formatos abertos e repositório confiável (RDC-Arq; modelo OAIS).
Metadados arquivísticos
Revelar resposta
Descrevem contexto, conteúdo, estrutura e gestão do documento ao longo do tempo; indispensáveis à autenticidade.
e-ARQ Brasil
Revelar resposta
Modelo de requisitos do CONARQ para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD).
RDC-Arq
Revelar resposta
Repositório arquivístico digital confiável: garante autenticidade, preservação e acesso de longo prazo aos documentos digitais.

Questões de SIGAD, documentos digitais, requisitos (e-ARQ Brasil) e metadados

Questão 1 · Certo ou Errado
Todo sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é um SIGAD.
Revelar gabarito
Gabarito: Errado
Errado. O SIGAD exige os requisitos arquivísticos do e-ARQ Brasil.
Questão 2 · Certo ou Errado
Documento nato-digital é aquele produzido originalmente em meio digital.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. O digitalizado é representante de original analógico.
Questão 3 · Certo ou Errado
A autenticidade do documento arquivístico digital compreende sua identidade e sua integridade.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo.
Questão 4 · Certo ou Errado
A digitalização de documento em papel produz documento nato-digital.
Revelar gabarito
Gabarito: Errado
Errado. Produz representante digital (documento digitalizado).
Questão 5 · Certo ou Errado
A migração para novos formatos e suportes é estratégia de preservação digital contra a obsolescência tecnológica.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo.

Ver as 12 questões comentadas de SIGAD, documentos digitais, requisitos (e-ARQ Brasil) e metadados