Arquivologia · Concurso PF

Gestão de documentos e implantação de programas de gestão

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Resumo: Gestão de documentos e implantação de programas de gestão

Essência. Gestão de documentos (Lei 8.159, art. 3º) é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente. Surgiu nos EUA e Canadá após a 2ª Guerra para conter a explosão documental.

Fases

Produção: criar só o necessário, padronizar formulários, evitar duplicação e cópias inúteis.
Utilização (manutenção e uso): protocolo, tramitação, classificação, arquivamento, controle e acesso.
Destinação: avaliação com base na tabela de temporalidade, definindo eliminação ou guarda permanente.

Objetivos: racionalidade e eficiência administrativa; acesso rápido à informação; redução da massa documental; controle de produção; eliminação criteriosa; preservação do que tem valor permanente; transparência.

Programa de gestão — etapas típicas: (1) diagnóstico da situação; (2) definição de política, normas e responsabilidades; (3) elaboração do plano/código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação; (4) constituição de comissão permanente de avaliação de documentos (CPAD); (5) manuais e capacitação; (6) implantação, acompanhamento e revisão.

Pegadinha Cebraspe. "A gestão de documentos atua apenas sobre os arquivos permanentes" → errado: atua nas fases corrente e intermediária; o permanente é objeto de outras funções (descrição, preservação, difusão).

Visão geral

A gestão documental é obrigação do Poder Público (CF, ; Lei 8.159, ). No Executivo federal, é coordenada pelo SIGA, com o Arquivo Nacional como órgão central. Os instrumentos básicos são o código de classificação e a tabela de temporalidade (já tratados em arq-classificacao-e-arquivamento e arq-tabela-de-temporalidade).

Regra

Níveis de aplicação (modelo UNESCO/Rhoads)

Mínimo: programa de retenção e eliminação e procedimentos de recolhimento.
Mínimo ampliado: acrescenta arquivo intermediário e/ou microfilmagem.
Intermediário: acrescenta gestão de formulários, correspondência, informes, sistemas de arquivo.
Máximo: inclui gestão de diretrizes, telecomunicações, copiadoras, automação.

Teoria das três idades	Local	Gestão?
Corrente	Setor produtor	Sim
Intermediária	Arquivo central/intermediário	Sim
Permanente	Instituição arquivística	Não (custódia definitiva)

Pontos-chave

Ciclo vital dos documentos sustenta a gestão (ver arq-principios-e-conceitos).
Massa documental acumulada (sem tratamento) exige diagnóstico e avaliação antes de qualquer eliminação.
Gestão abrange documentos em qualquer suporte, inclusive digitais (SIGAD).
Gestão de documentos ≠ GED: GED é tecnologia; gestão é processo arquivístico.

Como o Cebraspe cobra

"A gestão de documentos visa à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente" → certo.
"Produção, utilização e destinação são fases da gestão de documentos" → certo.
"O diagnóstico é etapa dispensável na implantação de programa de gestão documental" → errado.
"A gestão documental restringe-se a documentos em suporte papel" → errado.
"A avaliação de documentos é parte da fase de destinação" → certo.

Mapa mental: Gestão de documentos e implantação de programas de gestão

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Flashcards de Gestão de documentos e implantação de programas de gestão

Tente lembrar antes de virar o card.

Gestão de documentos (Lei 8.159, art. 3º)
Revelar resposta
Procedimentos de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento.
Fases da gestão de documentos
Revelar resposta
Produção → utilização (protocolo, tramitação, classificação, arquivamento) → destinação (avaliação: eliminação ou guarda permanente).
Primeira etapa de um programa de gestão
Revelar resposta
O diagnóstico da situação arquivística.
Instrumentos técnicos da gestão
Revelar resposta
Plano/código de classificação e tabela de temporalidade e destinação.
Gestão de documentos atua no permanente?
Revelar resposta
Não: atua nas fases corrente e intermediária; o permanente é objeto de descrição, preservação e difusão.
Teoria das três idades
Revelar resposta
Corrente → transferência → intermediário → recolhimento → permanente.

Questões de Gestão de documentos e implantação de programas de gestão

Questão 1 · Certo ou Errado
A gestão de documentos atua apenas sobre os arquivos permanentes.
Revelar gabarito
Gabarito: Errado
Errado. Atua nas fases corrente e intermediária.
Questão 2 · Certo ou Errado
A avaliação documental integra a fase de destinação da gestão de documentos.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. Define eliminação ou guarda permanente.
Questão 3 · Certo ou Errado
Controle da produção de documentos, evitando cópias desnecessárias, é objetivo da gestão de documentos.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. É a fase de produção.
Questão 4 · Certo ou Errado
A gestão de documentos visa à eliminação ou ao recolhimento dos documentos para guarda permanente.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. Lei 8.159, art. 3º.
Questão 5 · Certo ou Errado
A tabela de temporalidade é instrumento dispensável na gestão de documentos, pois a destinação é decidida caso a caso pelo setor produtor.
Revelar gabarito
Gabarito: Errado
Errado. A TTD é instrumento central da gestão.

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