Arquivologia · Concurso PF

Diagnóstico da situação arquivística e realidade arquivística brasileira

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Resumo: Diagnóstico da situação arquivística e realidade arquivística brasileira

Essência. Diagnóstico arquivístico é o levantamento e a análise da situação dos arquivos de uma instituição, identificando problemas e necessidades. É a primeira etapa de qualquer programa de gestão de documentos ou de organização de acervo: sem conhecer a realidade, não se planeja.

Aspectos levantados

Instituição: histórico, estrutura organizacional, competências, funções e atividades (o que produz documentos).
Acervo: volume (em metros lineares), datas-limite, gêneros e suportes, tipos documentais, estado de conservação, existência de documentos de valor permanente.
Organização: métodos de classificação e arquivamento, instrumentos existentes (código, tabela, inventários), controle de empréstimo, protocolo.
Ambiente e instalações: local de guarda, mobiliário, iluminação, umidade e temperatura, riscos (infiltração, pragas, incêndio).
Recursos: pessoal (quantidade e formação), equipamentos, sistemas informatizados, orçamento.
Uso: quem consulta, frequência, tempo de recuperação.

Produto: relatório com o quadro da situação e proposta de intervenção (prioridades, cronograma, recursos).

Pegadinha Cebraspe. "O diagnóstico deve ser feito somente após a eliminação dos documentos sem valor" → errado: ele vem antes; a eliminação depende de avaliação baseada no conhecimento do acervo.

Visão geral

O diagnóstico costuma revelar a realidade arquivística brasileira: grandes massas documentais acumuladas sem tratamento, depósitos inadequados ("arquivo morto"), falta de profissionais arquivistas, ausência de código de classificação e tabela de temporalidade, eliminações sem critério e muitos municípios sem instituição arquivística própria. O CONARQ realiza censos para mapear arquivos públicos instituídos.

Regra

Etapa	O que faz
Planejamento	Define objetivos, abrangência e instrumentos (questionários, roteiros de entrevista)
Coleta	Visitas, entrevistas, observação, medição do acervo
Análise	Cruza dados, identifica problemas e causas
Relatório	Situação + recomendações e prioridades

Pontos-chave

Metro linear é a unidade usual de medida de acervo.
O diagnóstico pode ser geral (toda a instituição) ou setorial.
Deve considerar documentos digitais e sistemas (onde estão, quem controla).
Levanta a produção documental para subsidiar o código de classificação.
"Arquivo morto" é termo inadequado: documentos intermediários ou permanentes ainda têm valor.

Como o Cebraspe cobra

"O diagnóstico é a etapa inicial de um programa de gestão de documentos" → certo.
"O estado de conservação dos documentos e as condições de armazenamento são aspectos do diagnóstico" → certo.
"O diagnóstico limita-se a medir o volume documental em metros lineares" → errado.
"A existência de massas documentais acumuladas é problema frequente na realidade arquivística brasileira" → certo.
"O relatório de diagnóstico dispensa recomendações" → errado.

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Flashcards de Diagnóstico da situação arquivística e realidade arquivística brasileira

Tente lembrar antes de virar o card.

Diagnóstico arquivístico
Revelar resposta
Levantamento e análise da situação dos arquivos de uma instituição; primeira etapa de qualquer programa de gestão.
Aspectos do acervo levantados no diagnóstico
Revelar resposta
Volume (metros lineares), datas-limite, gêneros e suportes, tipos documentais e estado de conservação.
Aspectos de ambiente e recursos no diagnóstico
Revelar resposta
Local de guarda, mobiliário, umidade e temperatura, riscos; pessoal, equipamentos, sistemas e orçamento.
Produto do diagnóstico
Revelar resposta
Relatório com o quadro da situação e proposta de intervenção (prioridades, cronograma, recursos).
Diagnóstico × eliminação
Revelar resposta
O diagnóstico vem antes; a eliminação depende de avaliação baseada no conhecimento do acervo.
Massa documental acumulada
Revelar resposta
Documentos acumulados sem critério técnico (sem classificação nem avaliação); identificada no diagnóstico.

Questões de Diagnóstico da situação arquivística e realidade arquivística brasileira

Questão 1 · Certo ou Errado
O diagnóstico arquivístico deve ser feito somente após a eliminação dos documentos sem valor.
Revelar gabarito
Gabarito: Errado
Errado. O diagnóstico é a primeira etapa e vem antes.
Questão 2 · Certo ou Errado
O volume documental, mensurado em metros lineares, é dado levantado no diagnóstico.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. Junto a datas-limite, gêneros e estado de conservação.
Questão 3 · Certo ou Errado
As condições ambientais de guarda, como temperatura e umidade, são irrelevantes para o diagnóstico, que se limita aos métodos de arquivamento.
Revelar gabarito
Gabarito: Errado
Errado. O ambiente e as instalações integram o diagnóstico.
Questão 4 · Certo ou Errado
O diagnóstico resulta em relatório com proposta de intervenção e prioridades.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. É o produto do diagnóstico.
Questão 5 · Certo ou Errado
O levantamento da estrutura organizacional e das competências do órgão integra o diagnóstico arquivístico.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. Indica o que a instituição produz.

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